ARŞİVLEME YÖNTEMİ

Sosyal Bilimler Enstitüsü olarak, Kalite Güvencesi Sistemimiz çerçevesinde, tüm akademik ve idari belgelerin arşivlenmesine yönelik yöntemler, T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından belirlenen ve Yükseköğretim Kurumlarına uyarlanmış Standart Dosya Planı (SDP) esaslarına göre kesin olarak belirlenmiş ve sistematize edilmiştir.

 

UBYS Entegrasyonu ile Dijital Uyumluluk ve Kalite Güvencesi

Mezkûr Standart Dosya Planı'nın etkin ve güvenilir bir biçimde uygulanması, Enstitümüzün kullandığı Üniversite Belge Yönetim Sistemi (UBYS) aracılığıyla sağlanmaktadır.

Bu dijital uygulama platformu, arşivleme sürecimize aşağıdaki kritik katkıları sunmaktadır:

1. Standartlara Tam Dijital Uyum: UBYS, SDP'de tanımlanan dosya kodlama, tasnif ve numara verme süreçlerinin tamamını elektronik ortamda zorunlu kılar. Bu sayede, kağıt ortamında dahi oluşabilecek uygulama farklılıkları engellenerek standartlara tam ve mutlak uyum güvence altına alınır.

2. Güvenli Dijital Saklama: Tüm resmi evraklar, yasal mevzuata uygun biçimde UBYS altyapısı üzerindeki güvenli dijital platformda saklanmaktadır. Bu yöntem, evrakların fiziksel yıpranma riskini ortadan kaldırarak veri bütünlüğünü (Data Integrity) ve uzun süreli erişilebilirliği maksimize etmektedir.

3. İzlenebilirlik ve Denetlenebilirlik: Belge yaratımından nihai arşive kaldırılmasına kadar tüm aşamalar, UBYS üzerinde zaman damgası ve kullanıcı yetkilendirmesi ile kayıt altına alınır. Bu kayıt zinciri (audit trail), Kalite Güvencesi denetimlerinde talep edilen tam izlenebilirliği şeffaf bir şekilde sunmaktadır.

Netice: Arşivleme yöntemimiz, YÖK Standart Dosya Planı'na uygun olarak belirlenmiş olup, bu planın uygulanması UBYS sistemi ve güvenli dijital platformlar üzerinden tesis edilmiştir. Bu bütünleşik yaklaşım, kurumsal hafızamızın güvenilirliğini, erişilebilirliğini ve sürdürülebilirliğini Kalite Güvencesi ilkeleri doğrultusunda sağlamaktadır.